Не секрет, что в заказной разработке программного обеспечения регулярные и качественные коммуникации команды разработки и представителей заказчика определяют успех и своевременность сдачи проекта. На практике же мы часто сталкивались с дефицитом коммуникаций со стороны клиента при разработке проекта, что приводило к различным негативными последствиям.
В заказной разработке небольших и средних IT-проектов, разрабатываемых по каскадной методологии с фиксированной оплатой за проект, часто узким местом в успешной реализации проекта является коммуникация заказчика и исполнителя. Заказчиком, как правило, выступает собственник или менеджер, которому в нагрузку к его основным обязанностям поручают еще и новый проект, с которым он разбирается в одиночку.
Однажды мы реализовывали проект по разработке интернет-магазина, в котором менеджер на стороне заказчика был настолько занят операционной деятельностью, что нашему руководителю проекта приходилось вызванивать его днями, добиваясь ответов на вопросы, запрашивая доступы к ресурсам, защищая задачи. Ситуация стала улучшаться, когда менеджеру нашли помощников, которые были доступны для общения, оперативно решали возникающие вопросы и помогали нам реализовать проект в отведенные сроки.
Но, к сожалению, недостаток коммуникации на начальном этапе разработки проекта, в том числе и в команде заказчика, отодвинул запуск проекта на 3 месяца, так как выяснились важные детали, которые потребовали доработок.
Всего этого можно было бы избежать, если бы на проекте были изначально выстроены регулярные и системные коммуникации.
Так или иначе, это лишь один из возможных кейсов, когда слабая коммуникация может привести к задержке проекта или дополнительным доработкам. Чтобы избежать негативных последствий, мы выделили 5 сигналов, указывающих на неэффективную коммуникацию:
- Отсутствие живого общения голосом. Коммуникация ведется только через email или в Task Tracking-системах в режиме вопрос-ответ. Однако живое общение и небольшие small-talk в начале беседы позволяют настроить собеседников на единый общий лад, и, таким образом, людям проще договариваться и находить решение даже самых сложных задач.
- Нерегулярные и спонтанные коммуникации. Отсутствие регулярных созвонок или встреч снижает тонус участников проекта, что может приводить впоследствии к неоправданным ожиданиям.
- Излишне формализованное общение затрудняет коммуникацию на проекте. Безусловно, контроль должен быть, но проект — это командная работа клиента и разработчиков. Когда разработчик может своевременно получить ответ от клиента, генерировать новые идеи и находить пути решения задач становится быстрее и проще.
- Участники не берут на себя ответственность за решение обсуждаемых задач или вопросов, новые инициативы. В результате общение превращается просто в обмен мнениями. По результатам каждой коммуникации необходимо определять задачи и ответственных исполнителей, а также сроки. В идеале, зафиксировать обещания в едином документе или в карточках, которые будут доступны всем участникам.
- Отсутствие или нерегулярное присутствие всех заинтересованных лиц (стейкхолдеров) при реализации проекта на регулярных звонках или собраниях. Это может приводить к срыву сроков или выявлению важных деталей на поздних этапах реализации проекта.
В работе над проектами мы предлагаем заказчику сразу настроить процесс общения, сделать его эффективным и регулярным. К счастью, все больше и больше клиентов понимают важность этого аспекта и готовы к предложениям.
Прямое и непосредственное общение, возможность предложить более оптимальные решения и получение честной обратной связи в разумные сроки — вот наши идеалы в коммуникации на проекте. Работа в таком ключе становится в радость обеим сторонам, что в дальнейшем приводит к успешному проекту и благодарности конечных пользователей. Именно это является нашей целью и нашим приоритетом в работе.